Электрондық құжатайналымның бітрұтас жүйесі

Электрондық құжат айналымы  жүйесі  іс жүргізу қызметі мен әкімшілік құжатайналымын автоматтандыру  және облыс әкімдігі бөлімшелерінің ұйымдастыру-басқару қызметіне ақпараттық қолдау үшін арналған.
Облыс әкімінің аппаратында  құрылымдық кабельді желі құрылып, электрондық құжатайналымды енгізу бойынша жұмыс ұйымдастырылған.
Облыс әкімі аппараты қызметкерлерінің жұмыс орны IBM компаниясының  «Lotus Notes» бағдарламасымен қамтамасыз етілген. Барлығы 70 жұмыс орны жабдықталған.
Әкімдік қызметкерлерінің электрондық пошта мекен-жайлары іске қосылған. Әр қызметкер жеке электрондық мекен-жайға ие және кез-келген пайдаланушымен  электрондық құжат алмасып, қарым-қатынас орнату мүмкіндігіне ие.

Электрондық құжатайналымның бітрұтас жүйесі

Облыс әкімі аппаратының  кеңсесінен электрондық құжаттарды қабылдау үшін жергілікті бюджеттің 21 облыстық департаменті жойылған клиенттік орын ретінде жүйеге қосылған. Сондай-ақ, Шығыс Қазақстан облысы бойынша Республикалық маңызды 24 аймақтық ұйымдар, құқыққорғаушы органдар, облыстық мәслихат  қосылған.
2007 жылдың басында жойылған қол жетімділік тәртібінде облыстың қала және аудандарының 19 жұмыс орны және Глубокий ауданы әкімі аппаратының 30 жұмыс орны жүйеге қосылды.
Таяу арада  облыстық электрондық құжатайналымы жүйесін ҚР Президенті Әкімшілігі мен Премьер-Министр Кеңсесі жүйесімен біріктіру  жұмысын жүргізу жоспарлануда.

Құрметті әріптестер!

Шығыс Қазақстан облысында БЭҚАЖ енгізу жұмысының негізгі нәтижелеріне тоқтала кетуге рұқсат етіңіздер.
БЭҚАЖ жобасын енгізу мемлекет басшысының ақпараттық технологияларды мемлекеттік басқаруда кеңінен қолдану бойынша стратегиялық көрінуіде анықталғанын айта кеткен жөн.
Осы жүйені енгізу келесі нормативтік-құқықтық актілермен негізделеді, ол:
-  «Ақпараттандыру туралы» Қазақстан Республикасының 2007 жылғы 11 қаңтардағы № 217 Заңы.
- Қазақстан Республикасында «электрондық үкіметті» дамытудың 2008-2010 жылдарға арналған бағдарламасы.
- «Облыстың мемлекеттік органдарында Бірыңғай электрондық құжатайналымы жүйесін техникалық пайдалануға енгізу туралы» Шығыс Қазақстан облысы әкімдігінің 2009 жылғы 19 тамыздағы № 174 қаулысы.
- «Шығыс Қазақстан облысының әкімдігінде, облыс қалалары мен аудандары әкімдіктерінде және облыстық басқармаларда электрондық-сандық қолтаңбаны қолдана отырып электронды құжатайналымын енгізу жөніндегі 2009-2011 жылдарға арналған тұжырымдамасы» және басқалар.
Осы құжаттарға сәйкес БЭҚАЖ енгізу бойынша үйлестіру және басқару құрамы тұрғызылды.
Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігі Шығыс Қазақстан облысы әкімінің аппаратын қадағалап, өңір деңгейінде БЭҚАЖ енгізуді үйлестіреді.
Аппарат құрылымында тікелей ақпараттық технологиялар және мемлекеттік қызметтерді мониторингілеу, және де құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі облыста электрондық құжатайналымын енгізу барысы бойынша ұйымдастыру іс-шараларын жүргізетін уәкілетті құрылымдық бөлімшелер болып келеді. Облыстық және аудандық деңгейде БЭҚАЖ енгізу жұмыстарын облыстық басқармалар және облыстың қалалары мен аудандары әкімдіктері жүргізеді.
Электрондық құжатайналымның бітрұтас жүйесі

Нормативтік базаға сәйкес БЭҚАЖ Шығыс Қазақстан облысында енгізудің мақсаты мен міндеттері белгіленді:
- бұл мемлекеттік органдарының іс жүргізу процестерінің тиімділігі мен мөлдірлігін арттыру
Мақсатқа сәйкес үш міндет құрылады:
- 2010 жылдың аяғында мемлекеттік органдарды БЭҚАЖ жүйесімен жүз пайыздық қамту
- 2011 жылдың аяғында қағаз құжатайналымының үлесін отыз пайызға төмендету
- азаматтар өтініштерін қарастырудың мөлдірлігін жүз пайыздық қамтамасыз ету.

Қазақстан Республикасында бар ведомствоаралық электрондық құжатайналымы Еуропа және ТМД елдерінде пайдаланатын ұқсас жүйеден түбегейлі айырықша.
Негізгі айырмашылығы Қазақстан Республикасы мемлекеттік органдарында пайдаланылатын БЭҚАЖ барлық орталық мемлекеттік органдарының электрондық құжатайналымының ведомстволық жүйелерін біріктіруге және бірыңғайлауға мүмкіндік береді – бұл ведомстволық деңгеде қатысушы Министрліктер мен Агенттіктер және өңірлік деңгеде қатысушылар – Қазақстан Республикасының облыстары мен қалалары әкімдіктері.

БЭҚАЖ жүйесі облыс әкімінің аппаратында 2006 жылдан бастап жұмыс істеп тұр. 2009 жылы БЭҚАЖ жаңарту жүргізілді, анығырақ айтқанда қолданыстағы жүйе Астана қаласындағы БЭҚАЖ Орталығымен ықпалдастырылды.
Жүйені облыс мемлекеттік мекемелерінде енгізілуіне келетін болсақ, ол үш кезеңде жүргізілуде:
- облыс әкімінің аппаратында БЭҚАЖ бағдарламалық жабдықтауының жаңартылуы;
- БЭҚАЖ Шығыс Қазақстан облысының аудандық әкімдіктерінде енгізу;
- БЭҚАЖ Шығыс Қазақстан облысының басқармаларында енгізу.
БЭҚАЖ енгізудің келесі кезеңінде біз БЭҚАЖ ауылдық әкімдіктерде енгізуді жоспарлап отырмыз. Сәйкес НҚА қабылданған жағдайда біз электрондық құжатайналымына толықтай ауыса аламыз.
Облыс әкімінің аппаратында әкімдік ғимаратында құрамдалған кабель жүйесін ұйымдастыру және бағдарламалық жабдықтаумен 90 жұмыс орнын жабдықтандыру бойынша жұмыстар жүргізілді. Әкімшілік қызметкерлерінің электрондық пошта мекенжайларын іске қосу енгізілді. Әр қызметкердің өзінің жеке электрондық мекен-жайы бар және кез келген пайдаланушымен  хабарласуға және электрондық құжаттармен алмасуға мүмкіндігі бар. Қалалар мен аудандар әкімдіктерінде, облыстық басқармалар мен департаменттерде бір клиенттік орыннан орнатылған.

БЭҚАЖ өзі 4 негізгі және 6 көмекші кіші жүйеден тұрады.
Негізгі  ДҚ:

Келесі слайдта 2008-2010 жылдардан бірінші жарты жылдықтар және жылдар бөлігінде кіріс және шығыс хат-хабарлардың санын көрсететін екі кесте берілген. БЭҚАЖ енгізу құжаттаманы түгендеуге және жүйелеуге мүмкіндік берді. Мысал үшін, кеңсе қызметкері айлық, тоқсандық, жарты жылдық, жылдық есептерді жылдам қалыптастыра алады.
Электрондық құжатайналымның бітрұтас жүйесі

Келесі слайдта азаматтардың жазбаша, және де ауызша өтініштерінің жылдан жылға көбейіп келе жатқанын көреміз. БЭҚАЖ енгізу азаматтар өтініштерінің өтуінің мөлдірлігін арттырады, кез келген өтініш берушіге өз өтінішінің қаралуының қандай сатыда екенін білуге мүмкіндік береді.

Сондай-ақ, БЭҚАЖ жүйесінде 2009 жылдан қажет болған құжатты жылдам және оңай табуға мүмкіндік беретін, әкімдіктің қаулылары мен өкімдерінің мұрағаты автоматты түрде қалыптасуда.
Электрондық құжатайналымның бітрұтас жүйесі

2010 жылы БЭҚАЖ функционалында жаңа модульдар құрылды.

Олардың бірі «2005-2008 жылдар аралығындағы нормативтік-құқықтық актілерінің мұрағаты» (2 000 аса құжат). Осы модуль нормативтік құжаттарды іздеуді жеңілдетеді.  

Ағымдағы жылдың тамызында «Құжаттардың ортақ қоймасы» модулін әзірлеу аяқталады. Ол облыстың барлық мемлекеттік мекемелерінің қызметтік құжаттарының деректер қоры болып келеді. Бұл модуль БЭҚАЖ пайдаланушылардың барлығына БЭҚАЖ үшін қызметтік қағаздар тізбесіне кірмейтін құжаттарды құрамдастыруға, сақтауға, алмасуға және іздеуге мүмкіндік береді.
2008 жылғы наурыздан бастап «электрондық үкімет» порталында «Азаматтардың өтініштерін қабылдау» сервисін іске қосу жүзеге асырылған. Бұл сервис азаматтарының өз өтініштерін мемлекеттік органдарына тапсыру мүмкіндігін беріп, мемлекеттік орган тарапынан жауапты кепілдейді, және де өтініш сатысын қадағалауға мүмкіндік береді: мемлекеттік органға жеткізілді, орындауға берілді, орындалды және т.б. Біздің облыс бірінші болып БЭҚАЖ осы сервиспен ықпалдастырды.
Азаматтардың өтініштерімен бізде құжаттамалық қамтамасыз ету және бақылау бөлімі жұмыс істейді.
Өтінішті тек Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландыру орталығының электрондық-сандық қол таңбасы болған жағдайда ғана беруге болатының айта кету қажет. Қазір қалаған адамдар осы кілттерді ХҚКО-да тегін ала алады. Бұдан әрі, кілттерді пайдалану саласы кеңейтілетін болады, сондай-ақ электрондық қызметтерді алу үшін, сондықтан барлық мемлекеттік қызметкерлерге осындай кілттер алу қажет. Осы мәселе бойынша бірлескен іс-шаралар жоспары бекітілген.
Облыс әкімі аппаратының ақпараттық технологиялар бөлімімен жүйенің жұмысына үнемі мониторинг жүргізіліп отырады.

Мониторинг барысында БЭҚАЖ жүйесіндегі электрондық құжаттардың саны қағаз құжаттарға қарағанда  36,6% көбейгені анықталды, бұл оңды динамика.
Сондай-ақ, облыстық және аудандық деңгейде БЭҚАЖ бақылау үшін БЭҚАЖ енгізу барысына келесі бағалау белгілері әзірленді: 
- мекемеде сервердің болуы;
- мекемеде жергілікті-есептеу желісінің (ЖЕЖ) болуы;
- БЭҚАЖ енгізу туралы келісім-шартқа отырған күні;
- ұсынылатын мәліметтердің жылдамдығы
Осы белгілердің негізінде қалалар, аудандар әкімдіктеріне, облыстық басқармаларға (1-ден 10 дейін) баға қойылды. Әкімдіктер және басқармалардың рейтингтік кестесіне ауыспас бұрын, 2010 жылғы 1 шілдеде 40 мемлекеттік органның 33-де ведомствоаралық құжатайналымын енгізу бойынша жұмыстар ұйымдастырғанын – жұмыс орындарының жалпы саны 285 бірлікті құрайтынын атап өткен жөн.

Келесі слайдта Сіз әкімдіктердің рейтингін көресіз. БЭҚАЖ енгізу жұмыстары 2010 жылдың үшінші тоқсанына жоспарланғандықтан ең төменгі балл Зырян және Үржар аудандарында, ал Күршім ауданының аппаратында әлі күнге дейін БЭҚАЖ енгізу  жөнінде келісім-шартқа отыру мәселесі шешілмеген.

Берілген слайдта облыстық басқармалардың рейтингі берілген. Ұқсас жағдай мұнда да байқалады. Облыстық энергетика және коммуналдық шаруашылық, жолаушылар көлігі және автомобиль жолдары басқармалары БЭҚАЖ енгізуді тек үшінші тоқсанға жоспарлап отыр.

Келесі слайдта алдағы орында Аягөз ауданы және ішкі саясат басқармасы, ал артта қалғандар Күршім ауданы және жолаушылар көлігі басқармасы болып отырғанын көреміз. Электрондық құжатайналымындағы нашар жұмыс құжаттарды орындау мерзіміне әсер ететінін айта кету керек. Мұнда, БЭҚАЖ пайдаланумен бір құжаттың мөлшерлі өту уақыты (орта есеппен 39 минут) және оны пайдаланусыз (орта есеппен 5,5 сағат) екені байқалады.

Сонымен бірге, жүйеде бір звеноның, бұл жағдайда бір әкімдіктің немесе басқарманың артта қалуы толықтай БЭҚАЖ жүйесінің ақаулығына әкеледі, бұл облыс әкімдігі қызметінің бүкіл Республика бойынша рейтингін төмендетеді.

Қорытындылай келе, БЭҚАЖ жұмыс істеу кезінде туындайтын проблемаларды шешу үшін қалалар, аудандар әкімдіктеріне және облыстық басқармаларға:
1. «ҰАТ» АҚ бірлесіп есептеу техникасының паркіне тексеру жүргізу, жергілікті желінің болуы, қала, аудан әкімдігінде, облыстық басқармада бірыңғай көлік желісінің болуы. 2011-2012 жылдарға компьютер паркін жаңалауға қаражат қарастыру қажет.
2. Мекемеде БЭҚАЖ енгізуге бақылау жүргізуді қамтамасыз ететін (басқарма/департамент бастығының орынбасары, апарат басшысының орынбасары) жауапты тұлға тағайындау қажет.
3. Мемлекеттік органда БЭҚАЖ жүйесін өнеркәсіптік пайдалануға енгізуге арналған нормативтік-құқықтық акт дайындау қажет.
4. Келесі жылы жұмыс орындарын көбейту және қолданыстағы жүйені сүйемелдеу үшін қаржылай қаражат салу қажет.

Толықтай облыс әкімінің аппаратына:
- Өңірді дамытудың 2011-2015 жылдарға арналған бағдарламасына БЭҚАЖ дамыту жөнінде ақпарат енгізу;
- мемлекеттік органның ішінде БЭҚАЖ енгізу барысын облыс қалалар мен аудандардың рейтингіне қосу;
- «ЗЕРДЕ» ҰАХ және Қазақстан Республикасы Байланыс және ақпарат министрлігімен бірлесіп «Е-әкімдік» жобасының аясында БЭҚАЖ жүйесін ары қарай дамытуды ұйымдастыру;
- ҚР Байланыс және ақпарат министрлігімен халыққа «Е-қызметтерді» ұсыну бойынша меморандумның аясында халыққа электрондық қызметтерді ұсынуды ұйымдастыру бойынша іс-шараларды дамытуды жалғастыру;
- БЭҚАЖ 2011 жылға дейін енгізудің жоспарын әзірлеу қажет.
Назарларыңызға рахмет!

Парақтың құрылған/өзгертілген күні: 16.03.2012 / 20.02.2017